5 tips para organizar un festival de música de éxito

En España cada año se celebran multitud de festivales de música para todo tipo de públicos y de todos los tamaños. Los más conocidos son los que tienen una repercusión a nivel mundial como el Primavera Sound de Barcelona, el FIB de Benicássim o el Bilbao BBK Live. Pero realmente hay muchos más que pueden resultar menos conocidos, pero igual de interesantes.

Para organizar un festival de música se debe poner en marcha un complejo engranaje que funcione de forma uniforme para asegurarnos el mejor resultado. Ya no sólo en cuanto a contactar con los diferentes grupos, sino también a conseguir el espacio más adecuado al aforo previsto, los equipos audiovisuales necesarios (iluminación, sonido, proyectores…).

Desde EIKONOS os queremos dejar unos consejos para organizar un festival de música que se complementan con nuestro artículo sobre qué necesito para organizar un festival de música. Se trata de consejos que podemos aplicar independientemente del tipo de festival o de su tamaño, así que si en tus planes está la organización de un evento audiovisual de este tipo: ¡toma nota!

1.- Pide la ayuda que necesites:

Ante un evento de esta envergadura, necesitarás rodearte de profesionales con experiencia que sepan lo que se hacen. Contactar con buenos productores que aseguren la asistencia de los grupos y de la programación del evento es importantísimo, así como también lo es contar con un proveedor de servicios audiovisuales para conciertos fiable y profesional.

Es importante que no intentemos abarcarlo todo, ya que eso resulta del todo imposible para una sola persona o un grupo sin los conocimientos adecuados. Rodeándote de los mejores profesionales en cada ámbito de organización podrás descargar tareas y aprovechar el tiempo para supervisar o comprobar que todo se va desarrollando según la planificación.

2.- Consigue la financiación necesaria:

A tu búsqueda por encontrar los profesionales adecuados deberás sumar la búsqueda de financiación. La mayoría de festivales son de pago así que con la venta de entradas, siempre y cuando se cumplan las previsiones de asistencia, podremos hacer frente a los costes de la organización.

Sin embargo, si tu intención en organizar un festival de música gratuito, necesitarás buscar financiación a través de sponsors, por ejemplo, a los que les interese estar presentes en el evento. Para conseguirlos necesitarás saber vender de la mejor forma posible tu proyecto para que se animen a participar.

3.- No todo es la música:

En un festival de este tipo, siempre en relación a su envergadura, tendremos que tener en cuenta otros aspectos que también influyen en el resultado final. En este sentido, podemos necesitar un servicio de catering si es un concierto para nuestros empleados, o incluso puestos de comida si se trata de un festival de gran formato.

Otra necesidad importante puede ser el disponer de los servicios y baños que van a usar los asistentes. Si hablamos de festivales grandes de repercusión mundial, como el Primavera Sound, este aspecto va mucho más allá con la instalación incluso de atracciones con toda la gestión que ello conlleva.

4.- Piensa en verde:

El medio ambiente cada vez juega un papel más importante en cualquier tipo de eventos, y en un festival de música también. Además de minimizar el impacto en el entorno, es una potente forma de conseguir la atención de los asistentes y generar una mayor atracción por la marca, la empresa o el acontecimiento en sí.

Es un factor que hoy en día no se puede pasar por alto ya que, en caso de no respetar el entorno en el que se desarrolla el festival, las consecuencias pueden resultar realmente negativas.

5.- Aprende a delegar las tareas:

Como hemos comentado al principio, organizar un festival de música no es algo que se pueda hacer en cinco minutos, ni tampoco es equiparable a organizar una boda: es mucho más grande.

Una de las mejores decisiones que se pueden tomar en este sentido es elegir al personal que se va a encargar de cada trabajo, más efectivo que intentar hacerlo todo uno mismo, consiguiendo malos resultados y sin poder llegar a todo lo que requiere el evento.

Para completar este post publicamos una entrevista que se realizó al consejero delegado de XLRMUSIC

Motorsound Festival: ¿Cómo se organiza un macro festival de música?

Por Abel Jiménez/Susana Gómez

Entrevistamos a Javier Gimeno Priede, consejero delegado de XlrMusic, la empresa organizadora del Motorsound Festival y de la gira de David Guetta por España, quien nos desvela los entresijos de organización de uno de los festivales de música más importantes de los que se celebran en España y que se celebra este sábado en el circuito del Jarama.

¿Cómo surge la idea de organizar un festival como Motorsound?

La idea surge de la iniciativa del presidente de la compañía, José Antonio Hidalgo, de proponer al mercado una oferta que vincule el mundo de la música EDM , Tenchno y Remember  con el sector del motor. Una buena simbiosis para un target amplio de público predominantemente joven.

¿Por qué Madrid y el Circuito del Jarama como escenarios de esta cita musical?

Madrid tiene una alta concentración de población que busca ofertas novedosas y el Circuito del Jarama es el marco perfecto por sus dimensiones y como concepto para albergar este Festival.

En el cartel vemos una clara apuesta por tres estilos: EDM,Techno y Remember. ¿Cree que son los más demandados por el público en la actualidad o le hubiera gustado incorporar algún otro? 

Estos tres tipos de música tienen una gran demanda pero no son excluyentes y podríamos ampliar el abanico en sucesivas ediciones.

De los tres géneros anteriormente mencionados, ¿cuál ha sido más complicado a la hora de contratar artistas y con cuánta antelación ha sido necesario preparar las negociaciones?

Hoy en día, teniendo un buen equipo de Management como el que gestiona XlrMusic, dirigido por Serafín Aguilera, se puede llegar a todo tipo de artistas nacionales e internacionales. Las negociaciones pueden llegar a durar entre una semana y varios meses, dependiendo de las circunstancias.

¿Qué presupuesto inicial debe preparar un promotor para organizar un festival de esta envergadura? 

El presupuesto inicial es significativo dado que muchos de los pagos que deben realizarse en este tipo de eventos se perfeccionan antes de la explotación global del concierto.

¿Cuántos trabajadores son necesarios para que un festival de estas características se pueda celebrar con garantías?

Entre personal fijo y subcontratado, alrededor de trescientas personas.

En la actualidad hay un especial interés por el género EDM. ¿Cree que ha venido para quedarse?

Sin duda cada día tiene más seguidores. Es una oferta musical atractiva y con gran futuro.

¿Cuál es la parte del festival que más ilusión le hace?

Una compañía promotora de festivales de esta naturaleza tiene como principal ilusión que cuando el público salga del concierto piensen que ha merecido la pena y que la organización y el espectáculo han estado a la altura.

Las redes sociales están ganando protagonismo en la sociedad. ¿Considera que este festival ha sabido adaptarse a ellas y sacarles todo el jugo posible?

Las  redes sociales son hoy día fundamentales para promocionar cualquier oferta de ocio  que se precie. Son el futuro y XlrMusic cuenta con un excelente equipo de comunicación en redes, dirigido por Javier Elipe, y en medios y prensa. dirigido por Daniel Rodriguez.

Los mejores festivales, como Tomorrowland y Ultra Music, realizan una difusión en directo a través de sus canales de vídeo. ¿Será retransmitido el Motorsound en tiempo real por algún medio?

Estamos gestionando esta posibilidad, que tiene, sin duda, atractivo para el público.

¿Qué montaje sonoro van a realizar? ¿Van a sorprender con la incorporación de alguna novedad?

El grupo promotor de este evento cuenta con las tecnologías más avanzadas de audio y video, de modo que se garantiza un espectáculo visual de altísima calidad, con un excelente soporte de sonido.

¿Cuántas entradas han vendido hasta la fecha? ¿Han cumplido los objetivos propuestos?

El volumen de ventas está cumpliendo con creces las previsiones iniciales y se cubrirán los objetivos previstos con especial atención a la seguridad de los asistentes, a su comodidad y a la perfecta circulación en todos los espacios de celebración del evento.

¿Cómo están funcionando las entradas VIP?

Las zonas VIP son un gran aliciente para las empresas, grupos y distintos perfiles que utilizan esta opción para ver el concierto con un valor añadido. Todas las zonas VIP se están comercializando a muy buen ritmo.

¿Qué festival tomaría como modelo o referencia?

Los  grandes festivales internacionales antes mencionados son un referente. Cualquier modelo que aporte profesionalidad, novedades y calidad debe ser tenido en cuenta. Nos gusta aprender de los mejores y jugar en primera división.

¿Están trabajando ya en la próxima edición? ¿Nos puede adelantar algo?

El año que viene Motor Sound seguirá creciendo en su doble oferta de gran evento musical y espectacularidad en las ofertas de motor. Seguiremos creciendo en ambos segmentos de oferta.

Defina su festival en una frase. 

Un sueño hecho realidad. Esa es nuestra definición de este Festival.