Organizar un evento implica seguir una estrategia que nos ayude a no dejar escapar ni un detalle por pequeño que parezca, a dar un sentido único a todas y cada una de las partes que lo conforman y a ofrecer a los asistentes una experiencia única que querrán repetir. Porque de eso se trata, de que te recuerden como el evento perfecto. Para conseguirlo necesitas poner en práctica aquella estrategia con tiempo para poder gestionar todos y cada uno de los medios necesarios. Comenzamos.
ANTES DEL EVENTO
1.- Determina el / los objetivo/s del evento. ¿Qué quieres conseguir?
Cuando te planteas organizar un evento tienes un objetivo en mente: posicionar tu marca, adquirir visibilidad, captar nuevos leads, anunciar algún producto, servicio o cualquier otra novedad y que este evento te sirva de altavoz. Sea lo que fuere debes trabajar en todo momento con este objetivo en mente, diferenciando aquellas acciones que te ayudan a conseguirlo de aquellas que te apartan del foco.
2.- Define tu público objetivo, tanto en audiencia como en tamaño.
Tener claro a quién te diriges te ayudará a saber dónde y de qué forma publicitar tu evento. Por ejemplo, si te diriges a CEOs de grandes empresas deberás dirigir tus esfuerzos en dar a conocer tu evento en determinados grupos de Linkedin o directorios de grandes empresas. Si lo que buscamos es llegar a estudiantes universitarios, las facultades y bibliotecas son lugares propicios para que tu mensaje llegue a tu público objetivo.
Otro factor a tener en cuenta es el tipo de evento que quieres organizar: ¿a cuántas personas quieres reunir?, ¿buscas un evento multitudinario?, ¿dispones de instalaciones que te permitan reunir a X número de personas?, ¿qué infraestructura necesitas y con cuál cuentas hasta el momento?.
3.- Modelo de ingresos y financiación
Es fundamental saber con qué presupuesto cuentas para determinar qué necesidades cubrir con el apoyo de patrocinadores, sponsors y venta de entradas.
Puede que tengamos unos objetivos ‘fáciles’ de cumplir en cuanto a personas involucradas, espacio, medios pero no dispongamos del presupuesto suficiente. Para no llevarnos sorpresas desagradables es fundamental ser conscientes de los gastos que vamos a tener y de cómo los vamos a afrontar.
4.- Patrocinadores y sponsors ideales para este evento
Piensa en todos y cada uno de los detalles que forman tu evento: desde el agua que vas a necesitar ofrecer a ponentes y asistentes, medios de transporte con los que puedas establecer convenios para con tu público, alojamientos, catering y cualquier otro aspecto que pueda ser cubierto por empresas especializadas y que a ti te supongan un ahorro.
5.- Patrocinadores académicos (a quién quiero asociar a mi marca)
¿Existen estudios relacionados con el tema sobre el que gira tu evento? Alíate con escuelas, universidades, asociaciones o centros formativos que ofrezcan dichos estudios y conviértelos en altavoz cualificado de tu evento.
Las formas son variadas: ofrecer códigos descuento a su alumnado, asientos VIP, posibilidad de tener un stand propio o aparecer en tus producto de merchandising son algunas de las opciones.
6.- Ponentes que pondrán ‘cara’ al evento
Si cuidas hasta el más mínimo detalle en cuanto al lugar de celebración, los ponentes que convoques deben estar a la altura. Deben ser expertos referentes en su sector, con experiencia que los avale, capaces de transmitir conocimientos e inspirar a los asistentes.
Encontrar estos perfiles no es complicado si buceas en redes sociales como Linkedin o Twitter, si compruebas nivel de influencia con herramientas como Kloud o si disponen de una web o blog propia en la que comprobar su forma de comunicar, sus experiencias o el nivel de interacción con sus lectores.
7.- Acciones comunicación pre-evento:
a. Prensa: crea diferentes notas de prensa y facilítasela a medios generalistas y medios especializados para que difundan toda la información sobre tu evento. Pónselo fácil y tendrás más posibilidades que lo publiquen: acompáñalas de imágenes y enlaces a webs.
b. Influencers y blogs afines: invita a influencers a asistir a un evento, reserva para ellos una línea de butacas y haz que hablen de ti (de tu evento) en sus redes sociales, blog o grupos.
c. Campañas de PPC, Adwords y Social Ads: sírvete de las herramientas que internet pone a tu disposición para llegar directamente a tu público objetivo. Estas herramientas te ayudarán a segmentar y suponen una inversión con un ROI muy alto. Adwords, Linkedin Ads, Twitter Ads o Facebook Ads son algunas de estas herramientas.
d. Códigos promocionales: establece una estrategia de precios que te ayude a generar expectación. Es una forma de premiar a aquellos que muestren interés real desde el primer momento. Un buen ejemplo son las tarifas escaladas: super early bird – early bird – ticket.
(Imagen: The Inbounder Global Conference http://theinbounder.com/es/global-conference#ticket )
En el caso de The Inbounder Global Conference, se han puesto a la venta entradas a diferentes precios según el momento en el que adquirieses el ticket:
- Super early bird: del 20 de diciembre al 31 de enero → 100 euros
- Early bird: del 1 de febrero al 31 de marzo → 225 euros
- Ticket: del 1 de abril al 19 de mayo → 400 euros
e. Content Marketing:
- entrevistas previas a sponsors, ponentes y otros participantes en el evento.
- publica la agenda que va a conformar el evento.
- crea artículos para tu blog relacionados con el evento en sí y con la temática que se va a tratar.
- Comparte todo ese contenido en tus redes sociales
f. Email Marketing: da la opción a tus clientes potenciales de suscribirse a tu newsletter y crea campañas de email marketing que ayuden a captar nuevos leads y fidelizar a aquellos que ya se han apuntado al evento. Utiliza herramientas como Acumbamail o Mailchimp.
DURANTE EL EVENTO
8.- Llegada y registro
Los asistentes a un evento deben estar convocados una media hora antes del inicio para registrarse y obtener sus acreditaciones. Este proceso tiene que ser rápido y fluido para evitar confusiones y desorden. Para ello, el punto de registro debe estar bien señalizado para que los invitados lo encuentren rápidamente y puedan realizar el proceso de una manera ágil y organizada.
Una forma de facilitar el registro y acceso de los participantes es el uso de herramientas de inscripción online como Eventbrite o Ticketea. A parte de llevar un registro de todos los suscritos, permite a los usuarios tener en su propio smartphone la entrada (sin necesidad de imprimirla).
9.- Puesta en escena del acto
Antes del comienzo del evento se debe comprobar el funcionamiento de todos los sistemas electrónicos de la sala. Sonido, proyectores, medios audiovisuales y conexión a internet. También hay que asegurarse de que el tamaño de la sala es el adecuado y hay espacio suficiente para todos los asistentes.
10.- Cumplir el timing
Todo acto tiene un programa establecido previamente con un timing definido para cada una de las ponencias. Las esperas y retrasos son signos de descortesía que pueden molestar a los asistentes. Cumplir con los horarios dará sensación de seriedad y eficacia y mantendrá a los invitados en sus butacas de manera puntual, con lo que todo el acto se desarrollará con fluidez.
11.- Organización en los descansos
Es necesario habilitar pequeños descansos entre ponencias para que los invitados puedan estirar las piernas, fumarse un cigarro o ir al aseo. En todo evento estos descansos están medidos al milímetro para evitar el desorden. ¿Quién no ha padecido colas interminables en los lavabos, en la cafetería o simplemente para salir de la sala? Estos problemas pueden dejar de serlo habilitando varias vías de entrada y salida a la sala, con distintos cuartos de baño o con varios puntos de restauración.
12.- Espacios de networking
Habilitar zonas de reunión donde las personas puedan juntarse e intercambiar impresiones es básico. Muchos de los asistentes a eventos en ocasiones están más interesados en hacer contactos y conocer a los ponentes que en las charlas y coloquios. Los espacios denetworking son también un escenario perfecto para invitar a los participantes a tomar una copa o un tentempié, un pequeño detalle que agradecerán y que hará que se lleven una mejor impresión del acto.
13.- Señalización de los stands
Los grandes eventos cuentan con espacios dedicados a los distintos sponsors y patrocinadores del acto. Es, por tanto, importante indicar a los visitantes donde se encuentran los distintos stands para que éstos puedan encontrarlos sin dificultad. Diseñar pequeños mapas del recinto o disponer señalizaciones en la entrada son las medidas más efectivas en este tipo de casos.
14.- Streaming del evento
En el caso de eventos de acceso gratuito es recomendable emitirlos en directo vía streamingpara ampliar la audiencia y llegar a muchas más personas. En cambio, en los actos de pago no es aconsejable, ya que se pueden perder asistentes. En esta coyuntura es mejor estudiar alternativas como vídeos del making off del evento o entrevistas a los ponentes que se puedan difundir a posteriori y que aportan un valor añadido tanto a los que han asistido como a los que no. Además, es una manera de prolongar el acto en el tiempo y de que se continúe hablando sobre éste semanas después.
Otra posibilidad es dar la opción a los interesados de conectar a través de streaming de pago aplicando una tarifa inferior.
15.- Hashtag en real time
Para poder realizar un seguimiento en directo del acto a través de las redes sociales es conveniente idear un hashtag. Generalmente el hashtag es el nombre del evento y, en actos que se han realizado en varias ocasiones, el año o el número de la edición. Así, mediante el uso de este hashtag todos los participantes podrán volcar sus opiniones, comentarios e impresiones en las redes sociales para que aquellas personas que no han asistido puedan seguirlo online.
16.- Conexión Wifi
Si quieres que tu evento pueda ser retransmitido vía online y que los asistentes puedan darfeedback en sus perfiles de redes sociales es especialmente importante disponer de conexión Wifi. Y no de cualquiera, sino de una que sobre todo sea rápida. Para ello vas a tener que prever los asistentes que habrá en tu evento, ya que no consumen los mismos datos 100 personas conectadas a internet que 1000.
DESPUÉS EL EVENTO
17.- Envía un email de agradecimiento
Es importante dedicar un tiempo a dar las gracias a los que hicieron posible el evento: equipo, proveedores, invitados, patrocinadores, asistentes y medios de comunicación. Tienes la base de datos creada, tan solo dedica un tiempo a redactar un correo simple y directo y, en la medida de lo posible, personalizado.
18.- Sigue alimentando las redes sociales
Es una forma de crear comunidad y te resultará muy útil de cara a comunicar nuevos eventos. Mantener las redes activas y no abandonarlas te aporta, además, buena reputación online.
19.- Haz llegar a los asistentes las conclusiones del evento
Conclusiones, Manifiesto, vídeos-resumen… Llámalo como quieras pero cierra el círculo haciendo partícipes a los asistentes de lo mejor que han vivido en el evento. Lo recibirán como una muestra de compromiso y profesionalidad. En tu beneficio se convertirán en una pieza clave de tus workflows.
20.- Análisis de resultados
Una vez pasado todo debes medir y analizar cuál ha sido la repercusión obtenida, si se han conseguido los objetivos marcados y detectar posibles errores a corregir en próximas ediciones.
