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jueves, 22 de noviembre de 2012

La importancia de gestionar bien el tiempo



La mala gestión de nuestro tiempo es probablemente un mal endémico en la mayoría de las personas. Esto se ve agravado considerablemente si hemos decidido emprender. Por esto es muy importante que antes de comenzar a intentar sacar máximo partido a nuestro tiempo, debemos de ver los tres aspectos más importantes que van a marcar la gestión de nuestro tiempo: los hábitos, la propia organización y la prioridad.

  1. Hábito: Son patrones de conducta compuestos de CONOCIMIENTO (saber), ACTITUD (querer) Y HABILIDADES (poder). Podíamos citar como hábito el perfeccionismo. Hay personas que no se conforman con hacer bien un trabajo, tienen que llegar a la perfección, es decir, hacer la cosas mejor de lo necesario, por ejemplo, entretenerse en perfeccionar un documento en el ordenador, cuando sería más eficaz, darlo por concluido y seguir con otra tarea. Hay una solución para aquellas personas que sean perfeccionista, marcarse un número de correcciones, por ejemplo, tres: corregimos el documento tres veces y lo damos por concluido sin perder más tiempo, así habrá puesto un límite a su perfeccionismo. Cada uno de nosotros deberíamos reflexionar acerca de nuestros hábitos e intentar hacer que desaparezcan en la medida de lo posible, pues éstos son nuestros ladrones de tiempo.
  2. La propia organización: No sólo debemos corregir los malos hábitos, también tenemos que ser muy organizados. En primer lugar planifique sus tareas, cree una agenda y anote todo en ella, si utiliza más de una corre el peligro de apuntar varias veces lo mismo y convocar una reunión el mismo día que tiene cita con el médico. La mesa de trabajo siempre bien ordenada, cada papel que tenga por medio sólo perturba su trabajo, trabajar de manera desorganizada sólo supone una pérdida de tiempo, es preferible gastar 20 minutos de su valioso tiempo en organizar sus tareas que perder toda una mañana en poner en orden su caos.
  3. Priorizar: Esto hay que tenerlo en cuenta cuando se tiene mucho trabajo y no puede realizarlo todo, usted debe saber darles prioridad a unos antes que a otros. Las tareas se pueden clasificar:

más urgente / más importante
menos urgente / más importante
más urgente / menos importante
menos urgente / menos importante

Clasificamos las tareas en urgentes e importantes, una tarea más urgente y más importante tiene preferencia a una tarea más urgente pero menos importante, no quiere decir que esta última no sea importante, pero sí menos que la primera. Si no puede con todo su trabajo, debe dejar algo sin hacer o delegar en otra persona. Si atiende siempre a las urgencias, esto genera más urgencias, por lo que debe atender antes a aquellas tareas que las disminuyan, como las relaciones personales, planificar el futuro o cuidar la capacidad de producción, en vez de dedicarse solamente a la producción.

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