¿Quiénes son estos ladrones?
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Ausencia de plan de trabajo.
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Objetivos y prioridades
confusos.
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Indecisión.
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Interrupciones.
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Reuniones no previstas.
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Trabajos pendientes.
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Entrevistas largas.
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Desorden.
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Burocracia.
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Falta de reflexión
previa.
Las interrupciones, el
desorden, la desorganización, la información inadecuada, imprecisa o demorada,
los viajes, los informes y papeleos de escaso interés, las visitas y el
teléfono son las más habituales.
Para hacer frente a los
ladrones del tiempo, lo mejor es evitarlos en la medida de lo posible y no caer
en las trampas de las urgencias, enseñar a los colaboradores como tratar los
asuntos de forma ordenada en despachos previamente establecidos. Cuando se
dispone de secretaria, filtrar las incidencias no previstas. Visitar en lugar
de ser visitados, ya que de esta forma controlamos nosotros el tiempo que
queremos destinar, y sobre todo, aprender, en los casos que procedan, a decir
"no".
Algunas soluciones óptimas pueden ser:
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Preparar diariamente un programa de trabajo
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Establecer prioridades.
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Establecer objetivos.
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Preparar las reuniones.
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Hacer una cosa cada vez.
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Distinguir lo esencial de
lo accesorio.
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Agrupar cosas semejantes.
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Dividir en fases o
etapas.
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Poner ideas por escrito.
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Comunicar clara y
brevemente.
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Programar llamadas /
visitas.
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Buscar con calma las
soluciones.
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Vigilar la organización
personal.
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Alternar actividades.
Móvil y redes sociales
El teléfono es una de las
herramientas que más se usa, es útil y rápida a la hora de consultar, informar,
avisar, etc. Aparentemente vemos ventajas en el
uso del teléfono, pero hay que saber usarlo y no abusar de él. Hay que intentar
saber cuándo utilizarlo y para qué y no sentir dependencia. En estos momentos no estar dentro de las redes sociales va a hacer que tu empresa no exista. Es necesario estar, pero hay que tener en cuenta que en muchos casos eso nos roba mucho tiempo de otras actividades.
¿Son los medios adecuado?
Son los
medios más rápidos de obtener información, sobre todo cuando se necesita de
manera inmediata. Sin embargo, corremos el riesgo de no localizar a la persona
con la que queremos contactar y además dependiendo de la
información que queramos transmitir y de las relaciones que mantengamos con
nuestros interlocutores, puede que sea más conveniente hacer uso de otros medios, por ejemplo puede resultar utilizar mejor el medio
escrito cuando se quiere tener constancia de la información que se intercambia.
Por otro lado, la relación "cara a cara" resulta más eficaz cuando se
necesita reforzar el mensaje con el lenguaje corporal.
Si llamamos nosotros:
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Ordene las llamadas según su importancia.
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Tenga toda la
documentación necesaria delante para no perder tiempo.
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Sea conciso y no aborde
otros temas ajenos a su propósito.
Si nos llaman:
En este caso es muy importante el papel de la secretaria o
persona encargada de coger el teléfono, esto se conoce como "filtrar"
las llamadas. De este modo, siempre podrán informarle del asunto a tratar antes
de pasar la llamada, usted decidirá si atenderle personalmente, devolverle la
llamada en otro momento o pasar el teléfono a otra persona.
Las reuniones
Tenga muy en cuenta los
temas a tratar, los objetivos y soluciones antes de convocar una reunión, ya
que si no tiene claro estos puntos la pérdida de tiempo puede ser enorme.
Tenga en cuenta antes de realizar la reunión:
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El tiempo que va a invertir en la reunión.
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Si puede realizar la
reunión otra persona en su lugar.
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Si puede mandar un
comunicado, en vez de reunirse.
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Solucionarlo por
teléfono.
Los papeles
Hoy en día el papeleo
forma parte de la vida de un profesional, es mucha la cantidad de documentación
escrita que se maneja, de igual modo recibimos que emitimos.
Lo mejor es redactar sólo
lo imprescindible y tener preparado un mismo texto para contestar a peticiones
similares.
El hecho de presentar una
documentación escrita nos supone poder demostrar a cualquier persona que el
trabajo, la orden o cualquier disconformidad ha sido realizada, no suponer
tener razón o no, sino tener constancia de ello.
También es muy importante el orden en el escritorio o lugar de
trabajo. Debemos utilizar los archivadores, esto supone ganar tiempo a la hora
de buscar algún documento, hay que tener en cuenta que la mayoría de la
documentación que lleva más de un año en un archivador no se utiliza, por lo
que debemos de disponer de un lugar donde poder apilarlo y almacenarlo.
Una buena decisión
Tenga en cuenta estos
puntos para poder tomar una decisión firme:
- - El 80% de los asuntos que llegan al escritorio debe manejarlos
de forma inmediata, hay que eliminar los que no tiene ninguna utilidad, los
delega si es el caso o los toma bajo su control si lo consideran necesario.
- - Recopilar toda la
información existente sobre el tema en cuestión, e invitar a una mesa de
trabajo a los involucrados y expertos en la materia de la empresa.
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Delegar con claridad y
precisión para asegurase de que se ha comprendido lo asignado.
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Establecer los objetivos
de las decisiones que se tomen.
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Establecer los posibles
cursos de acción que permitan alcanzar los objetivos en el tiempo más corto.
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Definen alternativas de
acción y previenen posibles consecuencias positivas y negativas.
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Analizar y elegir la que
parece la mejor opción en cada caso.
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Llevar un control de lo
delegado mediante informes sobre lo realizado, para asegurase de que se están
logrando los resultados planeados.
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Dar seguimiento diario a
la lista de pendientes importantes.
El ayudarse unos a otros,
la sincronización conjunta de esfuerzos para asegurar los resultados esperados
es muy importante. La administración del tiempo es esencialmente un esfuerzo de
grupo y requiere la coordinación de actividades.
Si usted se lo propone podrá administrar el tiempo eficazmente,
es una cualidad que se puede desarrollar.
Privilegiar lo importante, sobre lo urgente
Si dedicamos la mayor parte de nuestro tiempo a resolver crisis,
es muy poco probable que podamos encontrarnos con situaciones tranquilas. Esto
es lo que sucede cuando no atendemos lo urgente y nos dedicamos, sobretodo, a
planificar y atender lo importante.
Hay que tener en cuenta
que el éxito de una persona u organización no deriva de su circunstancia
actual, sino que más bien su circunstancia actual es el resultado de su
comportamiento anterior. Tenga en cuenta que quienes atraviesan hoy
circunstancias exitosas, dedicaron ayer un espacio importante a ocuparse de lo
importante, además de atender lo urgente.
Por lo tanto, si nos planteamos desde hoy mismo nuestro futuro,
nos aseguramos a la larga el éxito.
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