Los emprendedores frente a la Ley de Protección de Datos

La Ley de Protección de Datos está relacionada con el derecho fundamental a la intimidad que nos garantiza ejercer un control sobre todos nuestros datos personales.

Pero como empresarios, nos obliga a llevar a  cabo una política de total transparencia en cuanto al uso de las informaciones de carácter personal a las que tenemos acceso.

Aplicar la Ley de Protección de datos nos ayuda a transmitir una imagen positiva de nuestra PYME,  y su incumplimiento conlleva sanciones de hasta 600.000 euros en el caso de infracciones muy graves.

¿Qué informaciones protege la Ley de Protección de Datos?

La Ley de Protección de Datos protege informaciones relativas a las personas físicas que podrían permitir identificar a éstas: nombre, dirección, mail, imágenes…

Si registramos las visitas que recibimos en las oficinas o tenemos una cámara de seguridad instalada en nuestra empresa, sólo estaríamos sometidos a la Ley de Protección de Datos en el caso de que creemos un fichero (recogida y almacenamiento de datos) al que apliquemos un proceso de tratamiento de las informaciones (recopilación de esos datos y su uso posterior).

Sin embargo, la Ley de Protección de Datos sólo se aplica apersonas físicas, lo que significa que tendremos que declarar una base de datos de los currículums recibidos pero no un listado de nuestros clientes o proveedores si son empresas.

¿Quién se encarga de los ficheros?

El responsable del fichero es la empresa en su conjunto. Es ella quien respondería en el caso de que no se cumpla la Ley de Protección de datos y, de hecho, pagaría las consecuentes contravenciones.

Sin embargo, se puede nombrar a una persona para que se encargue del fichero en el día a día: el encargado del tratamiento que puede ser un empleado de la empresa.

¿Cuáles son los diferentes tipos de datos?

Existen tres grandes familias de datos que, en función de su carácter personal, beneficiarán de un mayor grado de protección:

Nivel alto: ideología, afiliación sindical, origen racial, vida sexual, salud…

Nivel medio: infracciones administrativas o penales

Nivel básico: cualquier otro dato recogido que esté relacionado con informaciones personales

¿Cómo declaro mis bases de datos?

Si nuestra empresa dispone de bases de datos de carácter personal, tendremos que declararlas ante la entidad competente. Esta operación se realiza en la página de la Agencia Española de Protección de Datos.

Sólo se trata de describir la base de datos, y de describir qué datos contiene pero sin estipular éstos. Por ejemplo, indicaremos que el fichero “empleados” contempla el nombre de nuestros colaboradores, su dirección, mail… pero sin mencionar estas informaciones. Desde esta web, se puede acceder a una presentación de las bases de datos creadas por todas las empresas del país.

¿Cómo comunico a mis clientes y proveedores  que se encuentran en mis bases de datos?

Comunicar a nuestros clientes, colaboradores y proveedores que nuestras bases de datos contienen informaciones personales suyas es una obligación que contempla la Ley de Protección de Datos.

De manera general, tendremos que disponer de su consentimiento, de forma explícita o tácita, escrita o verbal, antes de incluir sus datos en un fichero. Para hacerlo, se suele mencionar a la Ley de Protección de Datos en los mensajes de pie de mail o a través de una señal que avisa que entra en una zona videovigilada.

¿Cómo conciliar Ley de Protección de Datos y publicidad?

Otro derecho de los ciudadanos que menciona la Ley de Protección de Datos, es el de no recibir publicidad a sus correos electrónicos.

Lo primero que tenemos que hacer cuando hagamos un mail comercial,  es precisar que se trata de una operación comercial insertando en el mismo asunto del mail la palabra “publicidad”. Además, nuestros correos tienen que ofrecer a sus destinatarios la posibilidad de dejar de recibir este tipo de correspondencia y cómo ejercer este derecho. También tenemos que tener en cuenta la existencia de la Lista Robinson, un servicio de exclusión publicitaria a disposición de los consumidores que tiene como objetivo disminuir la publicidad que éstos reciben.