Técnicas para planificar una reunión de negocios

A la hora de enfrentarse a una reunión de ventas, improvisar equivale poco más o menos que a un suicidio comercial. Las consecuencias de una mala preparación frente a un cliente pueden ser irreversibles porque es probable que no tengas muchas más ocasiones para cambiar esa primera impresión. Para evitar errores, hemos pedido a los emprendedores que sean ellos los que nos cuenten cómo preparan sus reuniones de negocios y cuáles han sido los errores y aciertos más importantes que han cometido. Ya no tienes excusa para hacer mal los deberes.

Con quién te vas a entrevistar

Para empezar, es muy importante saber con quién o quienes te vas a reunir, tanto desde el punto de vista profesional como personal.

Conocimiento profesional... y personal. Es una persona con sus aficiones, sus miedos y sus inquietudes. Conocerlos de antemano nos va a servir para empatizar con él e inclinarlo a nuestro favor. Esta información la puedes obtener a través, por ejemplo, de las redes sociales. En Linkedin puedes consultar su currículum, antiguas ocupaciones, posibles contactos compartidos a los que sondear sobre su personalidad. Otras redes como Twitter son muy útiles para saber qué asuntos les interesan, a quién siguen, qué tendencias retuitean… Son informaciones que también puedes ver en Instagram y en Youtube, por ejemplo. Otras referencias a buscar es de dónde es antiguo alumno, clubes a los que pertenece, deportes, ponencias, eventos… Todos estos datos ayudan a forjar una idea aproximada sobre sus inclinaciones, algo fundamental porque, como señala Joan Riera, profesor de Esade, “la venta se consigue por confianza y esa se logra a través de la mímesis: cuantas más palancas tengas para aproximarte a ese interlocutor a nivel personal, más podrás anticiparte a sus deseos”.

Cuando son más de uno. Conocer, además, el número y el cargo de las personas que van a participar en la reunión te permitirá, como recuerda Manuel Escobar, director CEO de Biocapax, ajustar el material que llevas y prepararlo adecuadamente: “Es algo tan simple como acudir con tantas presentaciones en papel, catálogos, folletos o tarjetas como personas haya y adaptar tu presentación a cada uno de los interlocutores”. 

Antes de la cita con tu cliente, prepara muy bien la presentación y ensáyala para que los nervios no te traicionen

De esa manera, no te ocurrirá lo que le pasó a Mario Roldán , director de Evolucionapp, empresa especializada en el desarrollo de aplicaciones móviles: “En una ocasión sabíamos de antemano que había en la reunión un perfil muy técnico, pero pensamos que, al ser un subordinado, no tendría excesivo protagonismo en la reunión. Fue un error. La batería de preguntas que nos formuló nos hizo sentirnos inseguros”.

Investiga todo sobre la empresa

Analiza su actividad. Debes conocer qué productos elabora, cuál es su mercado, sus clientes, sus proyectos, qué necesidades tiene, cuáles son sus valores. Todo ello lo puedes estudiar en su web. Como explica Lucía del Castillo, CEO y fundadora de la agencia de marketing digital Los 3 Guisantes, “en nuestro caso, es esencial analizar su reputación online, su presencia en redes sociales y el tráfico aproximado que tiene. Para esto utilizamos herramientas muy potentes como Augure, SemRush, Cognitive, SocialBro...”.

Analiza las líneas estratégicas

También debes buscar información económico-financiera. Para lograr ese objetivo:

Estudia su viabilidad. “Has de analizar las cuentas mercantiles, financieras y sociales. Ir a todos los registros posibles para ver si hay riesgo de morosidad, qué facturación tiene y qué límite de crédito vas a darle”, aconseja Manuel Romera, director del Servicio Financiero del IE Business School. Analiza también las líneas estratégicas de la empresa a través de noticias publicadas. No hacerlo, puede ocasionarte un daño importante, como a punto estuvo de costarle a Sergio Mayenco, director de Orache Desinfection.

“Con un cliente francés, no me informé a tiempo, y cuando llegué a la reunión iba todo muy rápido, como demasiado bien. Fue algo que me extrañó, así que miré en Internet e hice unas llamadas y me enteré de que la empresa llevaba un tiempo en venta. A punto estuve de perder información delicada”, explica Mayenco.

Estudia el sector y su competencia. Es importante identificar muy bien el sector en el que se mueve la empresa ya que, según Jaime Muñoz, director de Programas de EAE, “en los primeros encuentros en los que quizás no conoces muy bien cómo funciona la empresa, puedes apelar a las carencias del sector para ensalzar los beneficios de tu producto o tu servicio”. Argumentos del tipo “he visto que en el sector hay un problema endémico de plazos de entrega. Con nuestra solución estos plazos se reducirían a la mitad”. Y, por supuesto, analiza su competencia. Como explica Alberto Alcocer, director de SocieTIC Business Online, agencia de marketing online,  “es importante estudiar a la competencia para analizar qué está haciendo, cómo mejorarlo y así poder definir estrategias que les aporten un valor diferencial”.

Empápate de tu propia empresa

Tanto o más importante que la información de tu cliente es la de tu empresa y tu propuesta.

Diseña tu estrategia. “Lo primero de todo es tener bien clara la estrategia que se quiere llevar con ese cliente, el precio mínimo y las condiciones para cerrar la operación. En resumen, conocerte a ti perfectamente. A partir de ese punto, hay que saber quién es el que en la actualidad le está suministrando el producto y cuáles son sus desventajas y fortalezas para hacer hincapié en esos puntos. Por ejemplo, si tu competencia está más lejos del cliente que tú, puedes explotar que tu plazo de entrega será menor y, por lo tanto, serás una ventaja para tu cliente”, explica Mayenco. En definitiva, céntrate en los aspectos que te puedan diferenciar: preventa, postventa, plazos de entrega, garantías...

Ponte frente al espejo

Ensaya tu intervención. Prepara muy bien la presentación y ensáyala para que los nervios no te traicionen y no te hagan hablar atropelladamente ofreciendo más información de la necesaria o dejando cosas sin decir. Eso fue lo que le sirvió, por ejemplo, a Del Castillo para ganar un concurso. “Como finalistas, tuve que exponer el Powepoint ante el jurado y había un especialista que me hacía continuamente preguntas de las que salí airosa gracias a lo preparada que llevaba la presentación. La había practicado a lo largo de una semana, grabándome con el móvil para ver si mis respuestas transmitían lo que quería comunicar o si divagaba”.

Conoce bien a tu interlocutor

En una empresa grande
Nuestro interlocutor será alguien en nómina, con lo que cual lo habitual es que busque seguridad, porque tendrá que dar la cara ante sus superiores.

En una pyme
Es probable que nos reunamos con el propietario o el gerente que pueden arriesgar más, pero deberás simplificar el discurso apelando a beneficios y resultados.

Frente a marketing
En este punto es necesario hacer hincapié en el impacto mediático a conseguir, en los aspectos que van a contribuir a su diferenciación con respecto a la competencia.

Ante el departamento financiero
Recurre a los aspectos que o bien simplifican la gestión o bien permiten gestiones más eficientes y ahorros en la cartera de servicios que ofreces.

Al departamento técnico o de producción
A estas áreas de las empresas les interesan los detalles, las instrucciones y los resultados del producto o servicio que vayas a ofrecerles.

 Julia Coronas (Revista Emprendedores)