Cómo organizar un evento TEDx?

Los eventos TEDx parten del TED original, donde la x indica que es un evento TED organizado independientemente y cuyo espíritu es “Mostrar las ideas que valen la pena  difundir”. Los eventos TEDx son programas de eventos locales auto-organizados que unen en un mismo lugar a personas con diferentes intereses para compartir una experiencia tipo TED, es decir videos TEDTalks y conferenciantes en vivo, además de actividades diversas como spechs cortos sobre temas de interés (3 minutos) y muestras fuera del programa oficial (unconferences) donde cualquier persona del público puede organizar su propia conferencia, taller o conversación durante 45 minutos.

TED provee de una guía general que hay que cumplir para que sea evento TEDx pero cada evento se planifica y coordina de forma independiente, sobre una base de dar visibilidad a las comunidades, a las organizaciones y a los individuos la posibilidad de generar un diálogo a través de TED pero como experiencia local y siempre sujeto a una reglas y regulaciones.

Para organizar un evento TEDx se necesita una licencia que te debe conceder TED. Las licencias son gratuitas, y con ello se obtiene el acceso a la información que se almacena en TED: información, experiencia en la organización de conferencias, intercambio de ideas y sobre todo el acceso a más de 700 vídeos TEDTalks.

Cualquiera puede solicitar una licencia, pero

• Si eres menor de 18 años obligatoriamente debe ser todo supervisado por un adulto.
• No puedes tener ninguna vinculación con asociaciones extremistas.
• No se pueden promover ni creencias religiosas, ni políticas ni promover productos comerciales.
• No se puede utilizar la marca TEDx o TED para promover otras conferencias o eventos que no hayan sido autorizados por TED.

Y hay que tener en cuenta que si a TED, una vez finalizado tu evento TEDx no está de acuerdo con la organización puede revocar tu licencia, es decir que no te asegura una segunda edición de tu evento.

¿Cómo obtener una licencia TEDx

Reglas generales

·    Espíritu / propósito: El evento debe mantener el espíritu de TED en sí: debe ser multidisciplinario, centrado en el poder de las ideas para cambiar actitudes, vidas y en última instancia, al mundo.

·       Tema: Los temas de los eventos TEDx deben ser multidisciplinario y amplios. Eventos TEDx deben estar relacionada con una diversidad de ponentes de diversas disciplinas que abordan una variedad de temas. Estos temas no deben caer bajo un solo tema.

·       Formato: Una serie de cortos, charlas, demostraciones cuidadosamente elaborados y presentaciones sobre una amplia gama de temas para fomentar el aprendizaje, la inspiración y asombro - y provocar conversaciones que importan. (Las conferencias o charlas NO DEBEN SUPERAR LOS 18 MINUTOS)

·       Duración: Los eventos TEDx no pueden exceder de un día de duración.

·    Frecuencia: Una licencia de TEDx SOLO le permite organizar un evento. (Si desea organizar un evento recurrente, debe solicitar una nueva licencia.)

·   Nombrar el evento: Todos los nombres de los eventos TEDx siguen el mismo procedimiento, empieza por TEDx seguido del descriptor de la ubicación (como localidad, escuela, barrio). TED asigna una licencia por ciudad o localidad y debe aprobar el nombre. Se supone que los eventos TEDx son impulsados por una comunidad y se realizan en la localidad por la que se ha solicitado la licencia. Cada licencia solo es válida para una ciudad/localidad y un evento. TED no garantiza que se autorice el nombre. Si se trata de una ciudad el evento debe ser para mas de 100 personas por lo que debe estar organizado por alguien que haya asistido a un evento TED, pero se puede plantear otras opciones como un barrio, escuela, etc. Tampoco se acepta el nombre de un país ya que se trata de hacer eventos locales. Tampoco se aprueban los nombres de temática, por ejemplo educación, ni tampoco un nombre de una ciudad con una temática asociada, por ejemplo TEDxMadridDiseño, para eso se da la posibilidad de poner un tema al evento, pero el nombre que aparece en el logotipo, web, folletos, carteles, etc debe ser el estándar basado en la localización.

Tampoco se pueden hacer abreviaturas de los nombres o variaciones jugando con las letras del nombre aprobado. Si una localización se compone de 2 o más palabras, por ejemplo Aranda de Duero, el nombre TEDx no debe incluir los espacios seria TEDxArandadeDuero.

·      Admisión / entradas: NO SE puede usar el evento para hacer dinero. NO SE puede usar el evento para recaudar fondos para organizaciones benéficas u otras organizaciones. TED permite cobrar una entrada que no supere los 80€ para cubrir los costes de la organización, pero para eso primero hay que presentar cual es el coste de la entrada a TED y TED debe aprobar esa cuantia en función de para que se necesita. Clica para saber como presentar su propuesta de precio de las entradas para la aprobación de TED

·       Asistencia: Un evento TEDx solo puede tener un aforo de 100 personas, salvo que los organizadores hayan asistido a un evento TED (al menos la persona que aparezca en el nombre de la solicitud de licencia)

·  Vídeo Introducción: Todos los eventos TEDx deben empezar el evento OBLIGATORIAMENTE con un video de introducción oficial  (el propósito del video es para asegurarse de que el público entienda lo que es TEDx, y la diferencia que hay entre éste y el TED.)

·      Videos: Todos los eventos TEDx deben contar de vídeos TEDTalks. Un mínimo de dos vídeos, y un máximo del 25% de la duración del evento.

·    Grabación y streaming: Se debe registrar todo el contenido original del escenario (charlas en vivo, performances, etc) en vídeo, se puede emitir en directo via streaming, pero no es obligatorio pero si es obligatorio que una vez que finalice el evento eso videos estén disponibles para TED y para el público.

·       Ponentes: Los organizadores no pueden ser ponentes en su propio evento.

·    Cesión de derechos: Todos sus conferenciantes, artistas y presentadores de otras etapas deben firmar este formulario de autorización permiso , dando a TED el derecho de editar y distribuir el vídeo de su presentación.

·     Logotipos: No se puede utilizar el logotipo de TED, ni el de TEDx genérico, hay que utilizar el del propio evento.  (ver el " Branding / identidad / logo ") en todas las comunicaciones. Se debe dejar claro que el evento es auto organizado.

·    Plazo de licencia: La licencia TEDx es válido por un año a partir de la fecha de su aprobación, o hasta la finalización de su evento - lo que ocurra primero. Debe volver a aplicar para cada evento subsiguiente.

·    Transferencias de licencias: Las licencias TEDx son intransferibles – no se puede transferir una licencia TEDx a otro individuo. (Si se renuncia a una licencia para permitir que otro organizador para tenerlo, deberá notificarnos primero. El nuevo concesionario deberá llenar su solicitud propia).

·    Co-marca: No se permite el co-marca (es decir, conectar el logo TEDx / identidad / nombre para promocionar otra organización), excepto en determinadas circunstancias, previa aprobación Para conseguir la aprobación:

a.  Las empresas / organizaciones: Se permite el co-branding (marca) de un evento TEDx con una empresa, organización siempre que se trate de un evento interno.(Para ser considerado un evento interno, el evento debe ser sólo para empleados, promovidos sólo dentro de la organización - no a los clientes, el público, etc ) En ese caso el material de vídeo y otros datos de su caso sólo puede ser compartida dentro de la organización.)

b.   Escuelas / ONG / Camps: Se permite o se suele permitir hacer co-marca con escuelas y universidades pero no con ONGs.

c.  Asociaciones/Club: En el caso de las escuelas, colegios y universidades, es posible crear una asociación para ayudar en la organización y la estructura del evento TEDx: trabajo en equipo, visión TEDTalk eventos regulares , etc. El nombre del club debe reflejar el nombre del evento TEDx con un espacio y luego el calificativo de "Club".  Nota: Un asesor docente debe ser parte de un club evento TEDx, así como un estudiante evento TEDx líder del club que lo ideal sería el titular principal de este evento.

·      Asociación de eventos: Los eventos TEDx son eventos independientes, es decir no se pueden combinar o integrar en otra conferencia pre-existente o evento.

·    Los eventos recurrentes bajo una licencia: Los organizadores que quieren hacer eventos TEDx semanales pueden solicitar una licencia para un evento recurrente. (Sólo se consideran eventos semanales como "recurrente";. Los Eventos mensuales deben solicitar una licencia nueva al final de cada ciclo) Para solicitar un evento recurrente, primero debe de haber organizado al menos un evento TEDx. Para organizar un evento recurrente póngase en contacto con nosotros .

·       El cierre de su evento: Cuando se finalice el evento TEDx hay que:

1.    Completar la encuesta organizador (obligatorio)

2.    Enviar la encuesta de audiencia a los asistentes(obligatorio)

3.    Subir fotos a Flickr, etiquetado como "TEDx" + "TEDx [una ciudad]" (obligatorio)

4.    Subir el vídeo (si hay) al canal de TEDx en YouTube (siga nuestras directrices ) (obligatorio)

5.    Cuéntanos tu historia (opcional)

6.    Vuelva a solicitar la renovación de su licencia(opcional)

7.    Compartir con la comunidad (opcional)

* Lee la guía completa para el cierre de tu evento.